مراحل و نکات ثبت انواع شرکت

اول | انجام مقدمات کارآفرینی و ثبت شرکت
–

همانطور که بیان شد ثبت رسمی شرکت به نوعی آخرین مرحله از راه اندازی کسب و کار یا راه اندازی استارتاپ است به گونه ای که حتی بسیاری از کسب و کارها پس از مدتی از کارآفرینی بنا به ضرورت اقدام به ثبت شرکت می نمایند. در اولین مرحله و قبل از ثبت رسمی شرکت لازم است موارد متعدد زیر را مشخص و تعیین نمایید:

• تعیین موضوع فعالیت شرکت: تعیین موضوع فعالیت شرکت یکی از مهمترین گام های مراحل ثبت شرکت در اداره ثبت شرکتها است، چرا که اگر دقت لازم را در این مورد نداشته باشید ممکن است شرکت شما اصلا ثبت نشود یا اگر ثبت هم بشود در ادامه با مشکلاتی مواجه شوید. از بین موضوعات گوناگونی که برای فعالیت شرکت وجود دارد، ۴ دسته مختلف وجود دارد:
  • موضوعاتی که قابل ثبت توسط عموم مردم نیستند و فعالیت در این موضوعات در انحصار دستگاه ها و نهادهای حاکمیتی و عمومی و دولت قرار دارد.
  • موضوعاتی که قبل از ثبت نیاز به اخذ مجوز از وزارتخانه، سازمان و یا نهاد مرتبط و ذی ربط دارند و اصل این مجوز باید به اداره ثبت شرکت ها ارسال گردد.
  • موضوعاتی که برای ثبت نیاز به مجوز ندارند اما بعد از ثبت شرکت و برای فعالیت نیاز به اخذ مجوز از وزارتخانه، سازمان و یا نهاد مرتبط و ذیربط دارند.
  • موضوعاتی که نه در هنگام ثبت و نه پس از آن نیازی به مجوز خاصی ندارند.
• تعیین نام شرکت: یکی از فرایند های مهم و حیاتی انتخاب نام شرکت و همینطور نام برند است که در آن می بایستی به ماموریت شرکت، مخاطبان، صنعت و محدودیت های این حوزه توجه نمایید.
• تعیین نوع شرکت: از میان انواع شرکت های مندرج در ماده ۲۰ قانون تجارت، هر کدام از انواع شرکت را که با اهداف، ویژگی ها و محدودیت ها و همینطور امکانات و برنامه های شما تطابق بیشتری دارد را انتخاب نمایید.

!
اما لازم به ذکر است که بیشترین نوع شرکت هایی که در ایران به ثبت می رسند شامل شرکت با مسئولیت محدود، شرکت سهامی خاص، شرکت تعاونی، شرکت تضامنی و همچنین تا حدودی شرکت سهامی عام است که برای آشنایی بیشتر با هر کدام از آن ها، می توانید به بخش لغات و اصطلاحات این صفحه مراجعه کنید و یا در سامانه ثبت شرکت ها اطلاعات کاملی در خصوص تمامی آنها وجود دارد که می توانید مطالعه نمایید.

• انتخاب شرکاء و سهامداران: یکی از مهمترین گام ها در ثبت شرکت انتخاب شرکا و سهام داران است چرا که اگر در ابتدای کار در انتخاب شرکاء و سهامداران شرکت که قرار است سرمایه، کار، اندیشه، تخصص، انرژی و زمان خود را در قالب شرکت بیاورند (و با یکدیگر در سود و زیان شرکت شریک شوند)، دقت لازم را نداشته باشید، شرکت در طول حیاتش با مشکلات و چالش های گوناگونی مواجه می شود که در نهایت می تواند به راحتی منجر به انحلال شرکت شود.
• تعیین سرمایه شرکت و آورده سهامداران: هنگامی که قصد ثبت شرکت را دارید باید مشخص کنید که سرمایه شرکت شما چه مقدار است همچنین باید نوع سرمایه شرکت اعم از نقدی و غیر نقدی را نیز تعیین نمایید. البته تعین سهم شراکت افراد به صورت سنتی اشتباهات فراوانی دارد. لازم است برای تقسیم سهام و مشارکت کارآفرینان و بنیانگذاران، از رویکردهای نوین و داینامیک استفاده کنید و همچنین بتوانید تمامی آورده های مادی و غیرمادی افراد را بررسی و ارزشگذاری کنید. این کار به عدالت نزدیک تر بوده و موفقیت بیشتری به دنبال خواهد داشت.

!
چنانچه آورده هر کدام از شرکاء و سهامداران به صورت غیر نقدی باشد، لازم است نظر کارشناس رسمی دادگستری در رابطه با ارزش ملک، خودرو، ماشین آلات و غیره ای که تصمیم است به عنوان سرمایه غیرنقدی به شرکت آورده شود، به صورت رسمی اخذ و همراه با مدارک دیگری که در ادامه به تمامی آنها اشاره خواهیم نمود، به اداره ثبت شرکتها ارسال گردد.

• تعیین سمت اعضا هیئت مدیره و وضعیت حق امضاء شرکت: در هر نوع شرکت سمت هایی همچون مدیرعامل، رئیس هیئت مدیره، نایب رئیس هیئت مدیره و عضو هیئت مدیره وجود دارد و همچنین بسته به نوع شرکت ممکن است بازرس اعم از بازرس اصلی و علی البدل هم وجود داشته باشد که باید ضمن تعیین سمت هر کدام از اعضاء شرکت، وضعیت حق امضاء در شرکت را قبل از سمت رسمی تعیین نمایید.
• تهیه و امضا مدارک برای تاسیس شرکت: در ادامه باید پس از تایید نام شرکت باید مدارک ذیل تهیه شده و به امضاء شرکاء، سهامداران و بازرسین شرکت (در صورت وجود) برسد. این مدارک به تفکیک هر کدام از انواع شرکت ها در قسمت پیش نیاز ارائه شده است.

!
از ابتدای سال ۱۳۹۸ دیگر نیازی به ارسال کپی برابر اصل مدارک هویتی اعم از شناسنامه و کارت ملی شرکاء شرکت، سهامداران و بازرسین شرکت (اعم از شرکت سهامی خاص، شرکت با مسئولیت محدود، تعاونی، تضامنی و غیره) و همچنین نیازی به ارسال گواهی عدم سوء پیشینه کیفری به اداره ثبت شرکتها وجود ندارد.

چرا که با توجه به دسترسی هایی که برای کارشناسان اداره ثبت شرکتها فراهم شده است، کارشناسان به صورت آنلاین و برخط تمامی اطلاعات و مدارک مورد نیاز را بررسی و راستی آزمایی می نمایند، لذا مدارک مورد نیاز برای ثبت انواع شرکت که در ذیل مشاهده می‎‌فرمایید با توجه به این تغییر مهم بروز رسانی شده است.

دوم | مراجعه به پایگاه اینترنتی ثبت شرکت‌ها و ثبت درخواست
–

به منظور ثبت رسمی شرکت در سامانه لازم است در قدم اول به پایگاه اینترنتی اداره کل ثبت شرکت‌ها مراجعه کرده و به صورت زیر پس از ثبت اطلاعات اولیه در سامانه لازم است اساسنامه و شرکت‌نامه هم در فرم الکترونیکی سامانه تکمیل شده و تصویر آن بارگذاری شود:

• وارد کردن اطلاعات متقاضی: فیلدهایی که در این صفحه وجود دارند باید بر این اساس پر شوند:

• اداره کل استان: در این قسمت باید اطلاعات اداره کل استانی که قرار است شرکت در آنجا ثبت شود را وارد کنید برای مثال اگر قرار است که شرکت شما در استان تهران به ثبت برسد باید از منوی کشویی ک در این قسمت قرار دارد گزینه اول یعنی اداره کل ثبت اسناد و املاک استان تهران را انتخاب کنید.
• واحد ثبتی: در این قسمت باید اطلاعات اداره ثبت شرکت محلی که قرار است شرکت شما در آنجا ثبت شود را وارد کنید برای مثال اگر در فیلد اول یعنی فیلد اداره کل استان‌ها نام استان تهران را انتخاب کردید در این فیلد نیز باید اداره ثبت شرکت‌ها و موسسات غیر تجاری تهران را انتخاب کنید.
• تابعیت متقاضی: در این فیلد نیز باید نوع تابعیت فرد متقاضی را انتخاب کنید، درصورتی که در این قسمت تابعیت ایرانی را انتخاب کردید باید حتماً شماره ملی فرد متقاضی را نیز در فیلد شماره ملی متقاضی وارد کنید اما درصورتی که تابعیت غیر ایرانی را انتخاب کردید باید فیلد شماره فراگیر را پر کنید.
• سمت متقاضی: اگر فرد تکمیل کننده این فرم وکیل شخص متقاضی جهت ثبت شرکت باشد باید در فیلد سمت متقاضی گزینه وکیل را انتخاب کند اما درصورتی که خود شخص متقاضی در حال پر کردن این فرم است باید گزینه اصیل را در این قسمت انتخاب کند.
• شماره همراه متقاضی: در این فیلد نیز باید شماره همراه فرد متقاضی وارد شود.
• شماره ملی متقاضی: همانطور که اشاره کردیم درصورتی که شما در فیلد تابعیت متقاضی گزینه ایرانی را انتخاب کنید، فیلد شماره ملی متقاضی در همین صفحه نمایش داده می‌شود که باید شماره ملی فرد متقاضی در آن وارد شود، درصورتی که تابعیت غیر ایرانی را انتخاب کنید بجای فیلد شماره ملی متقاضی، فیلد شماره فراگیر نمایش داده می‌شود که فرد متقاضی باید کد فراگیر خود را که ۸ رقمی است در این قسمت وارد کند.
• نام متقاضی: در این قسمت باید نام شخص متقاضی ثبت شرکت وارد شود.
• نام خانوادگی متقاضی: در این فیلد نیز باید نام خانوادگی شخص متقاضی ثبت شرکت وارد شود.
• نام امضاء کننده دفتر: بخش دوم این صفحه به اطلاعات شخص امضاء کننده دفتر اختصاص داده شده است که اولین فیلد آن شامل: نام شخص امضاء کننده دفتر است که در این قسمت باید نام آن فرد را وارد کنید.
• نام خانوادگی امضاء کننده دفتر: در این فیلد باید نام خانوادگی شخص امضاء کننده دفتر را وارد کنید.
• سمت امضاء کننده دفتر: این فیلد به سمت شخص امضاء کننده دفتر اختصاص داده شده است که یا باید از مدیران دفتر باشد یا باید از شرکاء و سهامداران دفتر، اگر هم شخص وکیل باشد باید گزینه وکیل انتخاب شود.
• وضعیت توکیل امضاء کننده: در این قسمت باید وضعیت خود را از نظر داشتن یا نداشتن وکیل تعیین کنید.
• تابعیت امضاء کننده دفتر: در این فیلد باید نوع تابعیت امضاء کننده دفتر را انتخاب کنید.
• شماره ملی امضاء کننده دفتر: این قسمت نیز باید با شماره ملی امضاء کننده دفتر پر شود.

درنهایت نیز باید تصویر امنیتی را وارد کنید و بر روی گزینه گام بعدی کلیک کنید تا بتوانید به گام بعدی راه پیدا کنید.

• ثبت نام‌های درخواستی: در این صفحه باید نام‌های درخواستی را ثبت کنید؛ جهت انجام این کار باید فیلدهای موجود در این صفحه را به شکل زیر پر کنید:

• اولویت نام: منظور از فیلد اولویت نام، مشخص کردن اولویت نام‌ها براساس ترتیب پیشنهادی اسامی است که از یک تا پنج می‌باشد.
• نام درخواستی: نام مورد نظر را در این قسمت تایپ کنید.
• توضیحات متقاضی: درصورتی که توضیحاتی درمورد نام پیشنهاد شده وجود دارد باید آن توضیحات را در فیلد توضیحات متقاضی تایپ کنید.
• ثبت نام درخواستی: پس از تعیین اولویت نام، اضافه کردن نام درخواستی و وارد کردن توضیحات متقاضی (درصورت لزوم) باید آن نام را ثبت کنید تا در قسمت پایین فرم نمایش داده شود؛ برای انجام این کار باید بر روی گزینه ثبت نام درخواستی کلیک کنید. لازم به ذکر است که هر بار پس از وارد کردن یک نام درخواستی جدید و اطلاعات مرتبط با آن باید این گزینه را انتخاب کنید تا به قسمت پایین این فرم افزوده شود.
• حذف نام درخواستی: اگر پس از ثبت کردن چندین نام درخواستی قصد داشتید که یکی از آن‌ها را حذف کنید ابتدا باید نام مورد نظر در قسمت پایین فرم را انتخاب کنید و پس از آن بر روی گزینه حذف نام درخواستیکلیک کنید.
• جستجوی نام درخواستی: اگر تعداد نام‌هایی که ثبت کردید زیاد هستند و قصد دارید که از میان آن‌ها نام خاصی را پیدا کنید می‌توانید از گزینه جستجوی نام درخواستی استفاده کنید تا خیلی سریع بتوانید نام مورد نظر خود را پیدا کنید.

درنهایت باید بر روی گزینه گام بعدی کلیک کنید تا بتوانید به گام بعدی بروید.

• تعیین مدت و موضوع فعالیت: این صفحه مختص تعیین مدت و موضوع فعالیت شرکت می‌باشد که باید فیلدهای موجود در آن را بر این اساس پر کنید:

• مدت فعالیت شرکت/ موسسه: این فیلد دارای دو گزینه محدود و نامحدود است که اگر گزینه محدود را انتخاب کنید، پر کردن فیلد تاریخ پایان فعالیت الزامی خواهد شد.
• تاریخ پایان فعالیت: همانطور که اشاره کردیم اگر در فیلد مدت فعالیت شرکت/ موسسه، گزینه محدود را انتخاب کنید باید این فیلد را نیز می بایست پر کنید و تاریخ پایان فعالیت محدود شرکت خود را در آن وارد کنید.
• افزودن موضوع فعالیت: برای اضافه کردن زمینه‌های فعالیت شخصیت حقوقی ابتدا باید بر روی گزینه افزودن موضوع فعالیت کلیک کنید تا فرم مربوط به زمینه‌های فعالیت جهت وارد کردن اطلاعات باز شود.

سوم | تحویل مدارک تکمیلی
–

پس از تکمیل ثبت‌نام اولیه و تأیید ثبت‌نام، از طرف اداره ثبت شرکت‌ها جهت ارسال مدارک به شما اطلاع داده می شود. با توجه به نوع شرکت، مدارک لازم را به اداره ثبت شرکت‌ها ارسال کنید. مطابق با قانون تجارت افراد زیر نمی‌توانند به عنوان مدیر شرکت انتخاب شوند:

• افرادی که سابقه بازداشت شدن داشته‌اند و یا حکم ورشکستگي آن‌ها اعلام شده است.
• افرادی که دلیل ارتکاب جنايت يا به دلیل یکی از جرم‌های آورده شده، برای آن‌ها حکم قطعی صادر شده است: سرقت، خيانت درامانت، کلاهبرداری، جرم هایی که به موجب قانون در حکم خيانت در امانت و یا کلاهبرداری شناخته شود، اختلاس، مخفی کاری و تصرف غير قانونی دراموال عمومی.
• علاوه بر موارد فوق هيچکس نمي‌تواند همزمان مـديريت عامل بـيش از يک شرکت را بر عهده بگیرد. تصمیمات و اقدامات مدير عاملی که برخلاف مفاد اين ماده انتخاب شـده است در مقابل صاحبان سهام و اشخاص ثالـث معتبـر و مـسئوليت های سـمت مـديريت عامـل شامل حـال او خواهد شد.

تبصره: دادگاه شهرستان بنا بر تقاضای ذینفع می تواند حکم عذل هر مدیری که بر خلاف مفاد این ماده انتخاب شده است را صادر کند و حکم دادگاه ذکر شده قطعی خواهد بود.

پس از تهیه مدارک بر اساس نوع شرکت مورد نظر و تکمیل اطلاعات درخواست در سامانه، باید مدارک لازم را از طریق باجه های پستی مجاز و از طریق پست پیشتاز به اداره ثبت شرکتها ارسال نمایید. در نهایت با ارسال مدارک به اداره ثبت شرکتها ممکن است با یکی از ۳ حالت ذیل رو به رو شوید:

• رد شدن پرونده: که در این صورت مدارک به نشانی شما پس فرستاده می شود
• اعلام رفع نقص پرونده: در این صورت مدارک جهت رفع نقص به نشانی شما عودت می شود
• پذیرش پرونده: در این صورت شرکت شما به ثبت می رسد که می بایست یک شخص اصیل یا وکیل دادگستریکه در سامانه اداره ثبت شرکتها معرفی شده و اصل وکالتنامه وی همراه با مدارک شرکت به اداره ثبت شرکتها ارسال گردیده است، به صورت حضوری به اداره مربوطه مراجعه نموده و ضمن پرداخت هزینه های قانونی و امضاء دفاتر، مدارک شرکت ثبت شده را دریافت نماید. که این مرحله اخر بوده و

ششم | درخواست روزنامه کثیرالانتشار
–

در نهایت پس از ثبت شرکت باید علاوه بر دریافت روزنامه رسمینسبت به درخواست دریافت روزنامه کثیرالانتشار از طریق سایت اداره ثبت شرکت ها اقدام کنید و سپس پرداخت هزینه آن را نیز از همان طریق انجام دهید.

!
هر دو روزنامه رسمی و کثیرالانتشار پس از چاپ از طریق پست به آدرس شما ارسال خواهد شد.

هفتم | دریافت سند ثبت شرکت
–

پس از تکمیل فرآیند ثبت شرکت، امضایی دال بر برابر بودن ثبت با سند ‌از شرکا یا وکیل رسمی شرکت، اخذ می‌گردد. سپس دو نسخه آگهی به امضای رئیس اداره رسیده و یک نسخه از تمامی مدارک در پرونده‌ی شرکت، ضبط و نسخه‌ی دوم جهت نگهداری در شرکت به متقاضی داده می شود و این سند سند ثبت شرکت ‌است. در نهایت به خاطر داشته باشید که مدت زمان ثبت شرکت را به می توان به 2 قسمت تقسیم نمود:

• مرحله تایید نام: این مرحله در حدود یک الی دو روز کاری در صورتی که مشکلی نباشد، زمان خواهد برد.
• مرحله ثبت نهایی شرکت: پس از تایید نام شرکت و امضاء اوراق و مدارک شرکت و همچنین ارسال آن به اداره ثبت شرکت ها از طریق پست، در حدود یک هفته کاری زمان لازم است تا شرکت مورد نظر شما به ثبت برسد.

در نهایت پس از ثبت شرکت باید ابتدا نسبت به دریافت کد اقتصادی و هر سال به پلمپ دفاتر اقدام نمایید. همچنین لازم است هر سال اظهارنامه مالیاتی خود را تکمیل و ارسال نمایید.

پنجم | درخواست آگهی ثبت در روزنامه رسمی
–

پس از تأیید مدارک تکمیلی، شماره ثبت به شما اعلام خواهد شد. در گذشته می بایست از طریق واحد روابط عمومی اداره ثبت با ارائه شماره ثبت، درخواست آگهی در یک روزنامه رسمی جمهوری اسلامی صورت دهید تا استعلام‌های لازم از مراجع ذی‌صلاح از این طریق صورت پذیرد. و بسته به نوع شرکت و اقتضائات درخواست شما، اداره ثبت از شما خواهد خواست تا هزینه‌های حق الثبت شرکت و حق آگهی در روزنامه را به شماره حساب‌های اعلام شده واریز کنید. پس از واریز، رسید را تحویل واحد حسابداری اداره ثبت داده و در پرونده ثبت کنید. در حال حاضر لازم است با مراجعه به سایت روزنامه رسمی می توانید درخواست ثبت آگهی در روزنامه رسمی را ارئه داده و نسبت به پرداخت آن اقدام نمایید.