شکست تیم های دورکاری بدون جلسات آنلاین ساختاریافته
26
آذر
26 آذر 1404
مقدمه
در سالهای همهگیری کرونا، بسیاری از شرکتها مجبور به دورکاری شدند، اما بعد از گذشت بحران، به تدریج اغلب سازمانها متوجه فرصتها و مزایای دورکاری شدند و دورکاری از یک اجبار، تبدیل به یک انتخاب هوشمندانه برای سازمانها شد.
چالش اصلی دورکاری برای شرکتها، انسجام و کنترل کار گروهی است. عدم مدیریت تیم، باعث میشود افراد به تدریج بیانگیزه و خسته شوند. در حالی که با برگزاری جلسات آنلاین منظم، میتوان از تمام پتانسیل یک تیم حرفهای و چابک، استفاده کرد. در ادامه بررسی میکنیم که چرا حذف جلسات آنلاین، تیمهای دورکاری را نابود و این روش کاری را تبدیل به فاجعه میکند.
متن اصلی
چرا نبود جلسات منظم، بهترین تیمهای دورکار را هم نابود میکند؟
گزارشهای عملی نشان میدهد برگزاری جلسات آنلاین فقط هفتهای دو تا سه جلسه یک ساعته، بسیاری از مشکلات تیمهای دورکار را حل میکند، اما دقیقا چه مشکلاتی مانع از بهرهوری کامل از دورکاری میشود؟
تصویر کلی پروژه برای هیچکس شفاف نیست
وقتی هفتهها و ماهها میگذرد و هیچ لحظهای وجود ندارد که همه با هم بنشینند و وضعیت کل پروژه را مرور کنند، هر عضو تیم فقط بخشی از واقعیت را میبیند. هیچکس نمیداند دقیقاً الان پروژه در چه مرحلهای قرار دارد، چه چیزی واقعاً تمام شده و چه چیزی هنوز حتی شروع نشده است.
این ناهماهنگی آرامآرام به یک شکاف عمیق تبدیل میشود و تیم به جای اینکه یک مجموعه یکپارچه باشد، به چند گروه کوچک و جدا از هم تبدیل میشود.
سوءتفاهمها به جای اینکه رفع شوند، گسترش مییابند.
ارتباط متنی، هر چقدر هم دقیق و طولانی باشد، هیچگاه نمیتواند جایگزین گفتوگوی زنده شود. یک جمله کوتاه در چت میتواند چند معنی متفاوت داشته باشد و چون لحن، حالت چهره و تأکید کلامی وجود ندارد، هر کس آن را به شکلی تفسیر میکند. این سوءتفاهمها در ابتدا کوچک به نظر میرسند، اما وقتی چندین نفر در چندین جهت متفاوت حرکت کنند، در نهایت کل پروژه از مسیر خارج میشود.
بازخورد به موقع و سازنده وجود ندارد
در محیط دورکار بدون جلسات منظم، کارها اغلب در خلأ تولید میشوند. یک طراح، یک نویسنده یا یک برنامهنویس ساعتها یا روزها روی یک خروجی کار میکند، آن را ارسال میکند و بعد روزها یا هفتهها منتظر بازخورد میماند.
وقتی افراد نظرات دیگران را نمیدانند یا خیلی دیر دریافت میکنند، اغلب انگیزه خود را از دست میدهند.
مشکلات فنی، شخصی و روحی هیچگاه به درستی مطرح نمیشوند
در دورکاری ممکن است مسائل زیادی پیش آید، اینترنت ناپایدار، لپتاپ خراب، بیماری، مشکلات خانوادگی، یا حتی تفاوت ساعت در شهرهای مختلف، میتواند باعث کاهش کارایی افراد شود و مدیر و سایر اعضای تیم از آن بیخبر باشند. بازگویی این مسائل در چت یا تماس تلفنی اغلب سخت، خجالتآور یا بیفایده به نظر میرسد. در نتیجه افراد ترجیح میدهند سکوت کنند و به تنهایی با مشکل دستوپنجه نرم کنند. این سکوت تا جایی ادامه پیدا میکند که دیگر مشکل قابل حل نیست و یا فرد به کلی از کار کنار میرود.
حس تعلق و انگیزه به تدریج میمیرد
انسان موجودی اجتماعی است. وقتی هفتهها و ماهها فقط پیام متنی رد و بدل شود، کمکم اعضا حس میکنند برای یک داشبورد کار میکنند، نه برای یک گروه واقعی از آدمها. کسی موفقیت همکارش را تبریک نمیگوید، کسی حال دیگری را نمیپرسد، شوخی و خنده از بین میرود و کار به یک فعالیت مکانیکی و بیروح تبدیل میشود.
این بیروحی در نهایت به کاهش شدید خلاقیت، افت کیفیت و افزایش نرخ ترک کار منجر میشود.
دانش و تجربه تیمی به اشتراک گذاشته نمیشود
هر روز اعضای تیم چیزهای جدیدی یاد میگیرند، یک میانبر در نرمافزار، یک روش بهتر برای مذاکره با مشتری، یک ترفند برای سریعتر انجام دادن کار، اما وقتی فضایی برای به اشتراک گذاشتن این دانش وجود نداشته باشد، این گنجینه ارزشمند در ذهن همان یک نفر باقی میماند یا در دل چتهای طولانی گم میشود.
تصمیمگیری به یک فرآیند طولانی و دردناک تبدیل میشود
تصمیمات کوچک و روزمره که در محیط حضوری در چند ثانیه گرفته میشوند، ممکن است در محیط دورکار و بدون جلسه، میتوانند روزها یا هفتهها طول بکشند. همه منتظر نظر سایر افراد هستند، تصمیم نهایی به سختی گرفته میشود و موضوع در پیامها و ایمیلها سرگردان میماند. این تأخیر در تصمیمگیری، کل پروژه را فلج میکند.
کیفیت نهایی کار به شکل چشمگیری پایین میآید
وقتی کارها به صورت منظم و جمعی مرور نشوند، استانداردهای کیفی به تدریج پایین میآید. هرکس طبق معیارهای خودش کار میکند و در نهایت خروجی نهایی یکپارچه و حرفهای نیست.
به یاد داشته باشید مشتری اولین کسی است که این افت کیفیت را حس میکند و اعتمادش را از دست میدهد.
جذب و نگهداشت استعدادهای خوب عملاً غیرممکن میشود
متخصصان حرفهای خیلی زود متوجه میشوند که تیم سازمانیافته نیست. آنها به دنبال محیطی هستند که کارشان دیده شود، پیشرفت کنند و با آرامش کار کنند.
وقتی در محیط کاری هر هفته آشوب و سردرگمی باشد، خیلی راحت پیشنهادهای دیگر را قبول میکنند و از تیم جدا میشوند.
رشد شرکت متوقف میشود و گاهی حتی عقبگرد میکند
تمام موارد بالا در نهایت به یک نتیجه میرسند: تأخیرهای مداوم، مشتریان ناراضی، لغو قراردادها، کاهش درآمد، ناتوانی در پرداخت حقوق به موقع و موج استعفا.
خیلی از استارتآپها تصور میکنند برگزاری جلسه، سرعت کار را کم میکند، اما به تدریج متوجه میشوند مضرات حذف جلسات کاری در نهایت چابکی تیم را به شدت کاهش میدهد.
نکاتی برای اینکه جلسات آنلاین واقعاً مؤثر و لذتبخش باشند
برای اینکه جلسات آنلاین فقط یک روتین خستهکننده نباشند و واقعاً ارزش وقت همه را داشته باشند، این اصول را رعایت کنید:
- همیشه چند روز قبل، زمان دقیق و دستور جلسه را بفرستید و از همه بخواهید آن را بخوانند و نظراتشان را اضافه کنند.
- از ابزارهای تعاملی مثل نظرسنجی زنده برای تصمیمگیریهای سریع استفاده کنید.
- امکان اشتراک صفحه، فایل و وایتبرد تعاملی را همیشه در دسترس داشته باشید تا بحثها زنده و تصویری شوند.
- امکان پرسش و پاسخ برای برگزاری طوفان فکری را فراهم کنید.
- برای دریافت نظرات افراد، تیمهای مرتبط را گروهبندی کنید.
- جلسه را ضبط کنید تا کسانی که به هر دلیلی غایب بودند بعداً ببینند.
- در پایان جلسه، تسکها را مستقیماً با نام مسئول و ددلاین مشخص کنید.
- گاهی ۵ دقیقه آخر را به گپ غیرکاری، تبریک یا شوخی اختصاص دهید تا حس تعلق تقویت شود.
وقتی این اصول رعایت شوند، برگزاری جلسات نه تنها وقت تلف کردن نیست، بلکه به اصلیترین کار در طول هفته تبدیل میشود.
الوکام، ابزاری که همه این امکانات را یکجا و بدون دردسر به شما میدهد
سامانه برگزاری رویداد آنلاین الوکام، پلتفرم برگزاری وبکنفرانس ایرانی است که دقیقاً برای نیازهای تیمهای دورکار طراحی شده و تمام ابزارهایی که در بالا گفتیم را به بهترین شکل ارائه میدهد. امکاناتی که الوکام در اختیار کاربران قرار میدهد عبارتاند از:
- کیفیت تصویر و صدای پایدار
- امکان نوشتن و نمایش دستور جلسه داخل پلتفرم
- تخته تعاملی برای نوشتن نظرات مهم یا دستورات جلسه
- امکان برگزاری نظرسنجی آنلاین برای دریافت نظرات اعضای تیم
- ضبط جلسات و امکان ارسال به افراد غایب
- امکان گروهبندی افراد برای تعامل تیمها
- امکان پخش فایل صوتی و تصویری و فایلهای پاورپوینت برای برگزاری ارائه و کنفرانس
- امکان برگزاری پرسش و پاسخ برای جمعبندی نظرات
- اشتراک صفحه نمایش برای همه اعضا، برای انتقال بهتر ایدهها
- برگزاری آسان و تحت وب، بدون پیچیدگی و نیاز به دانش فنی
- ایجاد محیط با زبانهای فارسی، انگلیسی و عربی، برای برگزاری جلسات کاری بینالمللی
- امکان شخصیسازی محیط وبکنفرانس با لوگوی سازمان و دامنه اختصاصی
- ارائه پهنای باند اختصاصی برای داشتن جلسهای بدون قطعی و افت کیفیت
- امکان ارتقا سرویس و افزایش تعداد کاربران
این امکانات، الوکام را به یک سرویس حرفهای برای برگزاری جلسات کاری آنلاین تبدیل کرده است.
یک ابزار درست، یک تیم شکستناپذیر
تجربه صدها تیم دورکاری نشان میدهد که کافی است هفتهای فقط ۱ تا ۲ جلسه منظم و ساختاریافته برگزار کنید تا تمام مشکلاتی که در این مطلب گفته شد، یکی پس از دیگری ناپدید شوند. تأخیرها کم میشوند، روحیه برمیگردد، کیفیت کار بالا میرود، مشتریها خوشحال میشوند و تیم دوباره احساس ما میکند و بهترین بخش ماجرا این است که برای شروع این تغییر بزرگ، نیازی به استخدام مشاور یا تغییر ساختار سازمان نیست. فقط کافی است یک ابزار پایدار و مناسب انتخاب کنید.
الوکام دقیقاً همان ابزاری است که این تغییر را برای شما آسان، پایدار و حتی لذتبخش میکند. اگر آمادهاید تیمتان را از پراکندگی و آشوب نجات دهید، همین امروز یک جلسه آزمایشی با سرویس 5 کاربره رایگان الوکام برگزار کنید.
منابع و ارجاعات
- محتوای تخصصی در حوزه تکنولوژی سازمانی
